Spazio Oltre
Come abbiamo trasformato la gestione manuale di un'associazione sportiva in una piattaforma web che automatizza soci, prenotazioni e incassi.
Il Cliente
Spazio Oltre è un'associazione sportiva di Pilates e wellness di Chiavari, un punto di riferimento per chi cerca benessere e movimento nel cuore del Tigullio.
Con una community di soci in crescita e un calendario lezioni sempre più ricco, l'associazione aveva la necessità di superare la gestione manuale delle attività quotidiane. L'obiettivo era chiaro: dotarsi di uno strumento digitale su misura capace di semplificare la vita allo staff e offrire ai soci un'esperienza moderna, dalla prenotazione delle lezioni al pagamento online.
Il problema
Prima del portale, tutto passava dalle mani dello staff: iscrizioni, prenotazioni alle lezioni, incassi e certificati medici venivano seguiti tra fogli, messaggi e strumenti scollegati tra loro.
Questo si traduceva in un enorme dispendio di tempo e in una serie di criticità concrete: impossibile sapere in tempo reale chi fosse iscritto a una lezione o chi avesse pagato, rischio costante di errori sulla capienza delle sale e nessuna visione ordinata della situazione economica dei soci.
La sfida per il nostro team: progettare un gestionale web che centralizzasse tutto in un unico pannello, accessibile sia allo staff sia ai soci, automatizzando i processi ripetitivi senza perdere il controllo.
La soluzione
Abbiamo progettato e sviluppato Portale Spazio Oltre, una web app su misura che gestisce l'intera vita dell'associazione da un unico strumento.
Prenotazioni intelligenti: calendario lezioni con controllo automatico della capienza delle sale, gestione presenze e disdette con regola automatica delle 24 ore.
Pagamenti online: i soci acquistano tessere associative, carnet di ingressi e carnet regalo pagando con carta, con riconciliazione automatica degli incassi.
Controllo totale per lo staff: una tabella "Situazione soci" con filtri per stato tessera, carnet e spesa, gestione dei certificati medici con scadenze, annunci mirati verso specifici gruppi di soci.
Il tutto con ruoli differenziati (admin, istruttrici, soci), piena conformità privacy nella gestione dei dati sensibili e un'interfaccia ottimizzata anche per smartphone.
I Risultati
Tutto in un unico strumento: iscrizioni, prenotazioni e incassi centralizzati, al posto della gestione manuale su fogli e messaggi.
Soci autonomi: prenotano e pagano da soli, riducendo drasticamente il carico di lavoro dello staff.
Zero errori di capienza: il controllo automatico elimina le sovrapprenotazioni e dà visione in tempo reale di ogni lezione.
Pagamenti sempre tracciati: incassi riconciliati in automatico, senza controlli manuali.
Video
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